Wszyscy wiemy, ze praca wymaga… pracy. Nawet jeśli kochasz to, co robisz, wykonywanie zadań nie zawsze jest łatwe. Często chcemy przyśpieszyć to, co robimy, a czasem wolelibyśmy nie czuć się tak przytłoczeni. Dobra wiadomość jest taka, że istnieją sposoby na ułatwienie sobie pracy i bycie bardziej efektywnym. Oto one!

1. Nie planuj zbyt wiele

Nawet jeśli będziesz chciał zrealizować więcej rzeczy, niż jesteś w stanie, nie wykonasz ich w ciągu jednego dnia. Dlatego staraj się planować racjonalnie.

2. Koncentruj się

Skup większość swoich sił na tych zadaniach, które będą generować największe rezultaty. Często nazywa się to zrywaniem nisko wiszących owoców, co zapewnia osiągnięcie nagród przy minimalnym wysiłku.

3. Pracuj odcinkowo

Niezależnie od tego, jakie zadania realizujesz, wykonuj ich po kilka lub kilkanaście, a później zrób krótką przerwę. Jak wrócisz do nich po chwili, będziesz bardziej zmotywowany i zabierzesz się za nie z większym entuzjazmem.

4. Ustal cel dnia

Dodatkowe zadania sprawiają, że mnie możesz skupić się na jednym temacie? Spróbuj ustalić jeden, nadrzędny cel na dzień. Wówczas nawet jeśli pojawią się inne cele, wiesz, że musisz przełożyć je na dzień kolejny.

5. Zacznij od najtrudniejszych zadań

Jeśli zaczniesz od najtrudniejszego, co cię czeka, reszta będzie łatwa do wykonania. Ponadto nie zmarnujesz energii i nie będziesz stresował się myśląc cały dzień o trudnej rzeczy, która jest do wykonania.

6. Działaj zgodnie z energią

Każdy ma swoją porę dnia, w której jest najbardziej wydajny. Jeśli planujesz duże zadania, ustal ich wykonanie w czasie, kiedy twój organizm pracuje najlepiej. Spróbuj zaplanować idealny dzień w oparciu o twój poziom energii.

7. Nie walcz za wszelką cenę

Prawdopodobnie jedna z najtrudniejszych rzeczy w pracy to zmusić się do ciężkiej pracy, gdy nie czujesz się w szczytowej formie. Jeśli masz słabsze godziny, zignoruj trudne zadania i zrób coś dostosowanego do twojej aktualnej wydajności umysłowej.

8. Użyj szablonów

Nie warto za każdym razem tworzyć koła. Jeśli piszesz e-mail, tworzysz prezentację lub projektujesz swoje CV – użyj szablonu.

9. Ustaw autotekst

Jeśli odbierasz wiadomości z dowolnego miejsca, skonfiguruj autotekst, nie będziesz musiał wówczas wpisywać wszystkiego na małej klawiaturze telefonu komórkowego.

10. Skróć e-maile

Pisanie e-maili zajmuje dużo czasu. Postaraj się więc pisać krótko i zwięźle, tak aby zawrzeć w nich tylko to, co niezbędne.

11. Po prostu rozmawiaj

Pamiętaj, że czasem krótka, kilkuminutowa rozmowa może wyjaśnić sprawy szybciej niż wiele godzin pisania e-maili.

12. Skonfiguruj skrzynkę pocztową

Skonfiguruj automatyczną odpowiedź, która sprawi, że nadawcy będą od razu wiedzieli, iż otrzymałeś wiadomość. Merytorycznie odpowiesz na nią w dogodnej chwili.

13. Zastosuj strategię RITR

Przeglądasz skrzynkę i zostawiasz stare wiadomości „na później”? Nie rób tego – zastosuj strategię RITR , czyli raz i tylko raz. Odpowiadaj od razu, a rzeczy ważne wpisz do kalendarza. Tym sposobem unikniesz ponownego wykonywania tego samego zadania.

14. Pozbądź się decyzji

Podejmowanie decyzji jest meczące i realnie opóźnia działania. Jeśli więc już jakieś podejmiesz, trzymaj się ich możliwie długo. Na przykład: gdy wybierzesz miejsce spotkania, które ci odpowiada, lub restaurację, w której możesz zjeść coś pysznego, nie zmieniaj ich bez potrzeby. Przecież nie musisz za każdym razem bywać gdzie indziej.

15. Zamień się

Jeśli masz zadanie, którego się naprawdę boisz, zapytaj kolegę lub koleżankę o zamianę. Być może dla niego nie będzie stanowiło kłopotu.

16. Znajdź sposoby na usprawnienie procesów

Masz jakieś zadanie, które trwa i trwa? Czujesz, że coś jest trudniejsze niż być powinno lub zajmuje ci zdecydowanie za dużo czasu? Sprawdź czy istnieją sposoby na to, aby to zmienić bądź usprawnić.

17. Zorganizuj się

Chodzi tu o twoje pliki, foldery w komputerze, biurko i skrzynkę odbiorczą. Poświęć czas, aby się zorganizować, a wówczas znalezienie rzeczy, których potrzebujesz, nigdy nie będzie trwało zbyt długo i nie będzie przeszkodą w rozpoczęciu pracy.

18. Nie pozwól sobie przeszkadzać

Skonfiguruj systemy komunikacji ze współpracownikami tak, aby wskazywały na to, że nie powinni ci przeszkadzać.

19. Zdrzemnij się

W niektórych krajach naturalnym jest, że w trakcie przerwy obiadowej można się zdrzemnąć. Jeśli masz taką możliwość, skorzystaj z kilkunastu minutowej drzemki w trakcie pracy, a poczujesz się lepiej niż po kawie.