Nowy system zamówień publicznych zaczął obowiązywać w większości od 28 lipca 2016 roku. Jest to największa nowelizacja tego segmentu prawa od czasu uchwalenia pierwotnej ustawy 9 stycznia 2004 roku. Dowiedz się, które zapisy i zasady uległy zmianie

Kierunki zmian

Nowelizacja, jak wskazywano już w uzasadnieniu projektu ustawy, zmierzać ma do ograniczenia biurokracji przy realizacji zamówień publicznych, rozszerzenia możliwości mniejszych przedsiębiorstw i zwrócenia uwagi na pozaekonomiczne cele tego sektora. Ponadto zmodyfikowane zasady promują używanie narzędzi informatycznych, a także wprowadzają stosowny do określonych okoliczności obowiązek stosowania umów o pracę i klauzul społecznych.

Ustawa z 22 czerwca 2016 roku to jednakże ukłon nie tylko w stronę wykonawców. Wprowadzono w niej również dużą większą swobodę zamawiającego w zakresie weryfikacji zamówień. Art. 24aa ust. 1 umożliwia bowiem zamawiającemu najpierw dokonanie oceny ofert, a dopiero następnie zbadanie, czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Musi wyłącznie przewidzieć taką możliwość w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu.

W tym celu pojawił się również podział na obligatoryjne i fakultatywne przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia (art. 24). Położono także nacisk na większą elastyczność w dokonywaniu zmian w umowie o zamówienie publiczne (art. 144 ust. 1) oraz możliwość prowadzenia poufnych negocjacji w celu ograniczenia liczby ofert, o ile zamawiający przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu (art. 58 ust. 2a). Nie mogą one jedynie prowadzić do zmiany minimalnych wymagań oraz kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu (art. 58 ust. 2c).

Promowanie drobnych przedsiębiorców

Nowa ustawa ograniczyła również obowiązki administracyjne, które obecnie sprowadzać się mają do formularza jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, który ma być składany na podstawie oświadczeń wykonawcy (art. 25a ust. 2). Nie będzie również konieczne dostarczanie przez zamawiającego dokumentów, które są dostępne w publicznych, bezpłatnych bazach danych.

Jako zasadę wprowadzono również podział zamówienia na części. Obecnie to odstępstwo od niej będą wymagały złożenia przez zamawiającego wyjaśnień w protokole (art. 96 ust. 11). Nie zmienia to jednak zapisu art. 5b, zabraniającego dzielenie zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy lub niektórych jej procedur bądź wymogów. Oznacza to, iż zamawiający zobowiązany jest uwzględnić przy szacowaniu wartości zamówienia wszystkich jego części, niezależnie od ich występowania i ilości.

Ponadto wprowadzono również ograniczenie w zakresie wymogów finansowych udziału w postepowaniu. Zgodnie z treścią art. 22c ust. 1 pkt 1 zamawiający może wymagać, aby wykonawcy posiadali określony minimalny roczny obrót, w tym w obszarze objętym zamówieniem. Nie będzie jednak mógł wprowadzać progu w postaci obrotu w wysokości przekraczającej dwukrotnie wartość zamówienia. Wyjątkiem od wyłączenia będzie sytuacja, w której wymóg taki będzie należycie uzasadniony przedmiotem zamówienia lub sposobem jego realizacji. Taka jednak będzie musiała być szczegółowo opisana przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub protokole powodów niezastosowania się do ustawowej zasady.

Kryteria pozacenowe

W aktualnym systemie zamówień publicznych dominuje kryterium najniższej ceny, co nierzadko przekłada się na jakość świadczonych usług. W treści art. 91 ust. 2 i 2a prawodawca odstąpił od tej zasady. Wprowadzono ograniczenie stosowania kryterium najniższej ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60 %, wyłącznie do tych zamówień, co do których w opisie zostaną określone standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia. Ponadto to, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia będzie musiało zostać wykazane w załączniku do protokołu.

Wśród kryteriów ocen ofert – oprócz ceny lub kosztów – zamawiający jest zobowiązany uwzględnić również inne czynniki odnoszące się do przedmiotu zamówienia, wśród których wymienione zostają:

1) jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne;

2) aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna, dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników;

3) aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczna przedmiotu zamówienia;

4) aspekty innowacyjne;

5) organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;

6) serwis posprzedażny oraz pomoc techniczna, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.

Partnerstwo innowacyjne

Ma stanowić odmienny tryb udzielania zamówień, który składa się z etapów odpowiadających kolejności działań w procesie badawczo-rozwojowym, w szczególności zaś może obejmować opracowanie prototypów oraz wytworzenie produktów, świadczenie usług lub ukończenie robót budowlanych (art. 73h ust. 1). W tym typie partnerstwa w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza do składania ofert na opracowanie innowacyjnego produktu, usług lub robót budowlanych niedostępnych na rynku oraz sprzedaż tych produktów, usług lub robót budowlanych (art. 73a ust. 1).

Skorzystanie z nowego trybu zamówień powinno być poprzedzone rzetelną analizą rynku. Zamawiający musi być bowiem przekonany, czy rzeczywiście istnieje potrzeba stworzenia nowego rozwiązania, które spełniałoby jego oczekiwania. Ponadto do zakupu innowacyjnego produktu, usług lub robót budowlanych zamawiający ma prawo pod warunkiem że odpowiadają one poziomom wydajności i maksymalnym kosztom uzgodnionym między zamawiającym a wykonawcą lub wykonawcami (art. 73a ust. 2).

Narzędzia informatyczne

Zakładana w małej noweli elektronizacja procesu udzielania zamówień publicznych ma być powszechna od 18 kwietnia 2018 roku (art. 15 ust. 2 ustawy z 22 czerwca o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw). Jej istotą jest wprowadzenie obowiązkowej komunikacji elektronicznej między wykonawcą a zamawiającym w zakresie najważniejszych dokumentów w postępowaniu przetargowym. Nie będzie jednak bezwyjątkowa – przewidziane zostały sytuacje, w których zamawiający nie będzie musiał używać elektronicznej korespondencji przy składaniu ofert (art. 96 pkt 12).

Jednak w zakresie, w jakim nowe przepisy przewidują obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej stosuje się w odniesieniu do postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego już od dnia 18 kwietnia 2017 r., natomiast przez innych niż centralny zamawiający zamawiających – od dnia 18 października 2018 r.

Ponadto w art. 91 ust. 1 przewidziano przeprowadzenie w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem aukcji elektronicznej w celu wyboru najkorzystniejszej oferty, jeżeli zamawiający przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania lub w ogłoszeniu o ustanowieniu systemu kwalifikowania wykonawców, oraz jeżeli można w sposób precyzyjny określić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz złożono co najmniej 2 oferty niepodlegające odrzuceniu.

Klauzule społeczne

Ustawa z 22 czerwca wprowadza klauzule społeczne i możliwość zastrzegania przez zamawiającego, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie zakłady pracy chronionej oraz inni wykonawcy, których działalność obejmuje społeczną i zawodową integrację osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych (art. 22 ust. 2). W ich obrębie prawodawca wskazał w szczególności integrację:

1) osób niepełnosprawnych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;

2) bezrobotnych w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;

3) osób pozbawionych wolności lub zwalnianych z zakładów karnych, o których mowa w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy, mających trudności w integracji ze środowiskiem;

4) osób z zaburzeniami psychicznymi w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego;

5) osób bezdomnych w rozumieniu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;

6) osób, które uzyskały w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy lub ochronę uzupełniającą, o których mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

7) osób do 30. roku życia oraz po ukończeniu 50. roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy, bez zatrudnienia;

8) osób będących członkami mniejszości znajdującej się w niekorzystnej sytuacji, w szczególności będących członkami mniejszości narodowych i etnicznych w rozumieniu ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r.o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym.

Obowiązkowy wymóg zatrudnienia na etacie

Od wejścia w życie nowelizacji wykonawcy będą mieli również obowiązek zatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę.

Jest to efekt wprowadzenia w art. 29 ust. 3a obowiązku, zgodnie z którym zamawiający określa w opisie przedmiotu zamówienia na usługi lub roboty budowlane wymagania zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Dotyczyć ma on tych osób, które wykonują czynności w miejscu i czasie określonym przez wykonawcę i pod jego kierownictwem, mają zostać zatrudnione na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę. Do takich zapewne będzie można zaliczyć ochroniarzy oraz pracowników budowy.

Odroczone zmiany

Pozostałe modyfikacje, których vacatio legis jeszcze nie minęło, to nowy typ zamówień in-house, mający obowiązywać dopiero z dniem 1 stycznia 2017 roku, a dodatkowo artykuł traktujący o powołaniu zespołu nadzorczego dla zamówień o wartości równej lub większej niż 1 mln euro (art. 20a), który zacznie obowiązywać dopiero 6 miesięcy od daty ogłoszenia oraz przepis odnoszący się do metod kalkulacji kosztów cyklu życia budynków (art. 91 ust. 7c). Na wydanie rozporządzenia określającego ową metodę Minister właściwy do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa ma 24 miesiące od dnia ogłoszenia ustawy.

Co istotne, wszystkie opisane powyżej zmiany dotyczą jedynie przetargów jeszcze nie wszczętych, a więc – co do zasady – które nie zostały jeszcze ogłoszone w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej, jeżeli zamawiający posiada taką stronę. Zgodnie bowiem z postanowieniem art. 16 ust. 1 ustawa z 22 czerwca 2016 roku do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy oraz do odwołań i skarg do sądu dotyczących tych postępowań stosuje się przepisy dotychczasowe.