Być może słyszałeś o liście zadań, których robić nie wolno. Eksperci od planowania są przekonani, że pomaga ona zaoszczędzić czas i pozostawić miejsce na to, co naprawdę ma znaczenie.

Tim Ferriss, autor najlepiej sprzedających się książek na ten temat, przedstawia kilka złych nawyków, które powinieneś wyeliminować. Nie musisz od razu zmienić wszystkiego, wystarczy, że poradzisz sobie z jednym lub dwoma niewłaściwymi przyzwyczajeniami, a zobaczysz, jakie imponujące ilości czasu i energii zyskasz.

Nie wysyłaj wiadomości

Nie pozwól, aby sprawdzanie poczty było pierwszą czynności rano lub ostatnią wieczorem. Jeżeli rozpoczniesz od czytania i odsyłania e-maili, ustawi to twoje priorytety na cały dzień. Jeśli natomiast będziesz to robił przed snem, masz zapewnioną bezsenność.

Ferris twierdzi, ze e-mail może poczekać do godziny 10.00 lub przynajmniej do załatwienia pierwszej istotnej kwestii.

Nie zgadzaj się na spotkania bez jasnej agendy

Jeśli mamy zdefiniowany czas, dysponujemy listą tematów oraz pytaniami, które zostaną zadane na spotkaniu, mamy określony cel do wykonania.

Dodatkowo, Ferriss twierdzi, że żadne dobrze przygotowane rozmowy nie powinny trwać dłużej niż 30 minut. Dlatego warto znać ich plan, aby się dobrze przygotować.

Nie pozwalaj, aby ci przerywano

Brzmi zdecydowanie, ale – jak mówi Ferriss – „mała pogawędka zajmuje dużo czasu”.

Więc kiedy koledzy zaczynają opowiadać o swoich weekendach, przerwij grzecznie pytając na przykład: „Jestem chwilowo zajęty, czy to coś ważnego?”.

Nie sprawdzaj stale e-maili

Powinieneś sprawdzać e-maile dwa do trzech razy dziennie. Skrzynka odbiorcza uzależnia podobnie jak narkotyki.

Jeżeli chcesz, aby twoi respondenci wiedzieli, kiedy zajmiesz się ich sprawą, możesz skorzystać z automatycznego respondera.

Nie marnuj czasu na małe korzyści

Zrób analizę swoich spraw i podziel je zgodnie z zasadą Pareto: 80/20. Wybierz z nich te 20%, które generuje 80% twojego zysku, oraz te, które zabierają 80% twojego czasu. Wówczas łatwo zdecydujesz, którymi sprawami powinieneś się zająć.

Zdecyduj, co jest pilne, a co ważne

Naucz się rozróżniać rzeczy pilne od ważnych. Ponieważ w jednym czasie nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego, zdecyduj o odpowiedniej kolejności działań.

Oczywiście najpierw realizuj zadania, które posiadają obie te kategorie, później rzeczy pilne, a na końcu – ważne.

Uwolnij się na chwilę

Przez jeden dzień w tygodniu pozostaw swój telefon w miejscu, w którym nie będziesz miał do niego łatwego dostępu. Jeśli sama myśl o tym ci się nie podoba, tym bardziej powinieneś tak zrobić.